Правила оформления трудовых книжек в 2025 году

Электронная и бумажная трудовая книжка: как выбрать

С 1 января 2021 года работодатели ведут трудовые книжки в электронном формате (ЭТК) для всех новых сотрудников, а те, кто работал ранее, могли выбрать между традиционной и цифровой версией.

Что изменилось в 2025 году

• Электронные трудовые книжки ведутся через Пенсионный фонд России (ПФР) и доступны через портал «Госуслуги».

• Бумажные трудовые книжки сохраняют юридическую силу, но ведутся только для тех, кто не отказался от них в пользу ЭТК.

Работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности в ПФР даже в случае ведения бумажной книжки (ст. 66.1 ТК РФ).

Если сотрудник впервые устраивается на работу в 2025 году, ему не оформляют бумажную трудовую книжку (ч. 8 ст. 2 ФЗ №439-ФЗ от 16.12.2019).

Важные новости! СФР выпустил разъяснения о различиях между электронной трудовой книжкой и пенсионным счетом, чтобы избежать путаницы при расчете стажа и размера будущей пенсии.

• Трудовая книжка фиксирует места работы, должности, даты приема и увольнения.
• Пенсионный счет в СФР отражает суммы взносов, коэффициенты и стаж, используемые для назначения пенсии.

Заполнение трудовой книжки: основные правила

Какие сведения вносятся

Трудовая книжка содержит записи о:

• приеме на работу;

• переводе на другую должность или в другое подразделение;

• увольнении;

• награждениях и поощрениях.

Использование сокращений запрещено, а даты записываются строго в формате ДД.ММ.ГГГГ (Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда №320н).

Образцы записей в трудовой книжке (2025 год)

Прием на работу
«Принят на должность инженера технического отдела».

Увольнение (по собственному желанию)
«Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Ошибки не допускаются. Если запись неверна, она признается недействительной, после чего вносится новая с указанием причины исправления.

Копия трудовой книжки и заверение записей

Копия трудовой книжки может потребоваться для оформления пенсии, кредита, визы и других процедур.

Как заверить копию трудовой книжки в 2025 году

Для бумажных книжек

• Копия нумеруется и прошивается.

• Каждая страница заверяется подписью ответственного лица и печатью (если есть).

• Последняя страница содержит фразу «Копия верна», дату заверения и подпись.

 Для электронных книжек

• Копия формируется через портал «Госуслуги» или в системе ПФР.

• Заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью (ФЗ №63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Вкладыш в трудовую книжку: когда нужен

Если страницы в трудовой книжке закончились, оформляется вкладыш.

Как внести запись о вкладыше

1. На титульном листе трудовой книжки ставится отметка: «Выдан вкладыш».

2. Вкладыш вшивается и заполняется по тем же правилам, что и основная книжка.

3. Записи продолжаются в хронологическом порядке.

Новая трудовая книжка не оформляется — вкладыш является ее неотъемлемой частью.

Оформление записей при увольнении

При увольнении работодатель обязан оформить запись в последний рабочий день и выдать трудовую книжку работнику.

 Основные требования

• Запись вносится в строгом соответствии с формулировками ТК РФ.

• Основание увольнения обязательно указывается со ссылкой на статью закона.

• Дата увольнения совпадает с последним рабочим днём.

Если работник не забрал книжку, работодатель должен направить уведомление заказным письмом (ст. 84.1 ТК РФ).

Особенности оформления записей о совместительстве

Запись о работе по совместительству делается по желанию работника и вносится только по основному месту работы (ч. 5 ст. 66 ТК РФ).

 Как внести запись

• Работник предоставляет справку или копию трудового договора с места работы по совместительству.

• Запись вносится в раздел «Сведения о работе» с указанием, что работа выполнялась по совместительству.

Записи о совместительстве могут не соответствовать хронологическому порядку основного стажа.

Трудовая книжка при реорганизации и ликвидации работодателя

Ситуации реорганизации компании, смены её названия или полной ликвидации требуют корректного отражения этих изменений в трудовых книжках сотрудников.

При смене наименования организации (п. 13 Порядка ведения и хранения трудовых книжек):

• В разделе «Сведения о работе» указывается старая и новая форма наименования компании.

• Запись оформляется без порядкового номера.

• Основание — приказ о переименовании с реквизитами.

 При реорганизации (слиянии, разделении, присоединении):

• Если трудовой договор сохраняется, вносится запись о новом работодателе.

• Основание — приказ или иной правовой акт.

При ликвидации организации:

• В графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается:
  «Трудовой договор прекращен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

• В графе 4 — реквизиты приказа.

Важно: при ликвидации работодатель обязан своевременно уведомить сотрудников и выдать им трудовые книжки в день увольнения. Если работник не явился за документом, его направляют почтой с уведомлением.

Трудовая книжка при изменении персональных данных работника

Фамилия, имя и отчество в трудовой книжке должны точно соответствовать данным паспорта. Если работник изменил фамилию или иные сведения, требуется внести исправления.

 Как внести изменения

• В титульном листе зачеркивается старая фамилия (однотонной чертой, без стирания).

• Рядом указывается новая фамилия.

• Внизу страницы — основание изменения (паспорт, свидетельство о браке).

• Работодатель ставит свою подпись и печать (при наличии).

При необходимости работник может потребовать оформления дубликата трудовой книжки, в котором уже будут указаны актуальные данные.

Как внести запись о декретном отпуске и отпуске по уходу за ребёнком

Декретный отпуск (отпуск по беременности и родам) и отпуск по уходу за ребёнком не требуют обязательного внесения в трудовую книжку. Однако, если работник этого хочет, запись оформляется следующим образом.

 Оформление декретного отпуска (Письмо Минтруда РФ №14-2/ООГ-8765):

• В графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается:
  «Предоставлен отпуск по беременности и родам с [дата] по [дата]».

• В графе 4 — основание (приказ работодателя).

 Оформление отпуска по уходу за ребёнком:

• Запись аналогична:
  «Предоставлен отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста (1,5 или 3) лет».

• Основание — приказ работодателя.

После окончания отпуска работник либо возвращается к работе, либо увольняется (например, по собственному желанию). В трудовой книжке никаких отметок об этом не делается.

Ошибки в трудовой книжке: исправление и аннулирование записей

Ошибки в записях могут повлечь юридические последствия, если они затронут стаж или пенсионные права работника.

 Как исправить ошибку

• Если ошибка обнаружена сразу — неверная запись аккуратно зачеркивается, а рядом вносится правильная.

• Если ошибка выявлена позже, вносится новая запись:
  «Запись №___ недействительна».

• Далее вносится корректная информация с ссылкой на приказ.

 Что делать, если ошибку допустили в титульном листе

• Если неправильно указаны персональные данные, работодатель делает исправления согласно документу, удостоверяющему личность.

• В случае грубых ошибок оформляется дубликат трудовой книжки.

Важно: никакие исправления не могут вноситься корректором или с помощью других способов, не позволяющих прочесть первоначальный текст.

Документы, которые нужны каждому бухгалтеру

Трудовая книжка при работе дистанционно

С 2021 года в России официально закреплён статус дистанционной работы, а значит, работники, работающие удалённо, также могут вести трудовые книжки.

Как оформлять трудовую книжку дистанционного сотрудника

• Если у работника уже есть бумажная книжка, он может передать ее работодателю для внесения записей (лично или заказным письмом).

• Работодатель вносит записи в общем порядке.

• Если трудовая книжка утрачена, повреждена или отсутствует, можно оформить новую (по заявлению работника).

Важно: если сотрудник ведет электронную трудовую книжку, все записи вносятся в ПФР автоматически, без необходимости передавать документы работодателю.

Как внести запись о награждении и поощрении

Работодатель может вносить записи о наградах и поощрениях, если они связаны с трудовыми заслугами.

 Какие награды можно указать

• Государственные награды (ордена, медали, почетные звания).

• Ведомственные награды (нагрудные знаки, грамоты).

• Награды работодателя (почётные грамоты, благодарности).

 Как оформить запись

• В графе 3 раздела «Сведения о награждении» указывается:
  «Награждён Почётной грамотой Министерства труда Российской Федерации».

• В графе 4 указываются реквизиты приказа.

Запись должна подтверждаться документами. Без официального основания вносить подобные сведения запрещено.

Когда оформляется дубликат трудовой книжки

Если оригинал трудовой книжки утерян, работник имеет право получить дубликат.

Основания для оформления дубликата:

• Утрата или повреждение оригинала.

•  Ошибки или неточности в записях, которые невозможно исправить.

• Изменение персональных данных (например, фамилии).

 Как оформить дубликат

1. Работник подает заявление.

2. Работодатель формирует новый документ, в который вносятся все записи о стаже.

3. В титульном листе указывается отметка «Дубликат».

Если работник не может подтвердить свою предыдущую работу, записи в дубликат вносятся на основании архивных данных или других официальных документов.

Переход на электронную трудовую книжку

Если работник в 2025 году решает отказаться от бумажной трудовой книжки, он подает письменное заявление.

 Как оформить переход

1. Работодатель вносит запись:
   «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».

2. Указывается дата выдачи трудовой книжки.

3. Работник получает книжку на руки.

После перехода все данные ведутся только в электронном формате.

Ответственность за нарушения в ведении трудовых книжек

Ошибки или несвоевременное внесение записей могут привести к административным штрафам.

 Штрафы для работодателя (ст. 5.27 КоАП РФ):

• Должностные лица — от 1 000 до 5 000 рублей.

• Юридические лица — от 30 000 до 50 000 рублей.

• Повторные нарушения — штраф до 70 000 рублей или дисквалификация должностного лица.

 Штрафы за непередачу данных в ПФР (ст. 15.33.2 КоАП РФ):

• До 75 000 рублей за несвоевременную подачу сведений.

Работодатель также может нести материальную ответственность, если ошибки привели к ущемлению прав работника (например, к потере стажа).

В 2025 году правила оформления трудовых книжек продолжают учитывать переход к цифровому кадровому документообороту. Однако бумажные книжки остаются актуальными для тех, кто выбрал этот формат ранее.

Основные принципы ведения трудовых книжек в 2025 году:

• Электронный формат — основной, но бумажные книжки сохраняются.

• Ведение записей строго регламентировано, ошибки недопустимы.

• Работодатель несет ответственность за корректность и своевременность внесения данных.

Соблюдение всех норм исключает риски, упрощает кадровый учёт и гарантирует защиту трудовых прав работника.

Скачайте образцы документов и чек-листов, без которых не обойтись бухгалтеру

Скачать все образцы приказов

Как бухгалтерам подготовиться к изменениям 2025 года:

Эксперты Системы Главбух составили удобную таблицу по всем изменениям в вашей работе, которые запланированы на 2025 год, а также подготовили комплекс решений по налоговой реформе, который поможет проработать все нововведения и оценить предстоящую налоговую нагрузку.