Документы бухгалтерского учета

Согласно положениям закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, каждая хозяйственная операция должна подтверждаться соответствующим документом. В противном случае, ее нельзя отражать в учете и делать записи на бухгалтерских счетах.

Простыми словами, бухгалтерские документы — это письменное доказательство факта совершения операции, которая имеет значение в хозяйственной жизни экономического субъекта. Если нет официального документа, подтвердить операцию невозможно. Также невозможно детализировать ее особенности и характеристики.

Чтобы избежать ошибок — работайте в БухСофт!

Вам будут доступны:

• Аудит учета: анализ рисков зарплатной комиссии, блокировки счета банком, выездных проверок госорганами.
• Расчетчики и онлайн-калькуляторы: отпусных, страхового стажа, больничных
• Эксперт-консультант: помощь по работе в программе и по вопросам учета и отчетности
• Справочная система БухСофт 24/7

Активировать бесплатный доступ ⟶

Функцию подтверждения выполняют первичные документы бухгалтерского учета. “Первичка” — это специализированные бланки, форма которых может быть регламентирована на законодательном уровне, либо установлена организацией самостоятельно. При этом документ может быть принят к учету только при одном условии — если он полностью соответствует требованиям статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Важные требования к “первичке”

Формы “первички” до 2013 года устанавливались на законодательном уровне. Но затем унифицированная первичка перестала быть обязательной. Компании при ведении бухгалтерского учета, документы могут разрабатывать самостоятельно, либо продолжить применять стандартизированные формы.

Независимо от того, какой вариант выбран, документ первичного учета должен соответствовать законодательным требованиям (ст. 9 Закона № 402-ФЗ). В противном случае, его нельзя признать “первичкой”.

Закон № 402-ФЗ предусматривает требования к первичным формам. Бланк должен содержать обязательные реквизиты:

1. Наименование, позволяющее определить характер оформляемой операции.
2. Дату составления, четко и точно определяющую, когда был составлен документ.
3. Наименование фирмы, которая составляет документ.
4. Содержание факта хозяйственной деятельности. Важно точное определение операции. Недопустимы размытые формулировки.
5. Единица и величина измерения, в денежном или натуральном выражении, в котором исчисляется (измеряется, осуществляется, исполняется) хозяйственная операция или сделка.
6. Наименование должности, ФИО и подписи лиц:

• которые непосредственно совершили сделку;
• ответственны за оформление хозоперации;
• ответственны за оформление свершившегося события.

Бухгалтеру необходимо тщательно контролировать документальное оформление бухгалтерского учета. Если в “первичке” допущены ошибки, то необходимо исправить документ. Для этого предусмотрен специальный регламент. Необходимо зачеркнуть неверные сведения (тонкой прямой линией), а рядом или на оборотной стороне бланка внести верную запись. Исправление заверяется подписью (с расшифровкой ФИО и должности) лица, ответственного за оформление.

Регистры бухгалтерского учета

Помимо первичных форм, в организациях применяются учетные документы бухгалтерского учета. Это специализированные регистры (книги, журналы, описи, ведомости), в которых систематизируется информация об однотипных бухгалтерских операциях и подтверждающих первичных формах.

Например, первичные документы по кассовым операциям — это кассовые ордера. Если в кассу поступают деньги, кассир оформляет приходный кассовый ордер. При выбытии наличности создается расходный кассовый ордер. Вся информация о приходных и расходных ордерах регистрируется в кассовой книге. Это и есть регистр учета кассовых операций.

Регистры составляются в хронологическом порядке. Записи, на основании первичной документации, вносятся по мере их свершения (оформления). В журналах учета обычно отражаются однотипные операции, как например, в кассовой книге. То есть, в журнал вносят операции схожие по форме и содержанию. Но есть и обобщенные регистры учета. Например, книга учета доходов и расходов экономического субъекта.

Информация регистров учета является источником для формирования бухгалтерской отчетности.

Безошибочно заполнить формы бухгалтерской финансовой отчетности помогут следующие справочники (их можно скачать бесплатно):

Бухгалтерская отчетность

Формы документов первичной бухгалтерской отчетности регламентированы приказом Минфина от 02.07.2010 № 66. Перечень отчетов:

• Бухгалтерский баланс (ОКУД 0710001);
• Отчет о финансовых результатах (ОКУД 0710002);
• Отчет об изменениях капитала (ОКУД 0710004);
• Отчет о движении денежных средств (ОКУД 0710005);
• Отчет о целевом использовании средств (ОКУД 0710003).

Для отдельных экономических субъектов предусмотрена упрощенная бухгалтерская (финансовая) отчетность. Это те компании, которые вправе вести бухучет в упрощенной форме.

Заполняйте упрощенную бухотчетность в программе БухСофт — это удобно!

Заполнить бухотчетность в программе БухСофт ⟶

Документы бухгалтерского учета в учетной политике

Формы первичной учетной документации регламентированы только для учреждений бюджетного сектора. Коммерческие организации вправе работать по любым формам, соответствующим требованиям Закона № 402-ФЗ.

Применяемые формы должны быть определены в учетной политике. Это ключевой документ, в котором устанавливаются правила ведения и организации бухгалтерского учета. Документы оформляются в виде приложений к учетной политике.

Если фирма решила использовать в учете унифицированные формы первички, например, бланки введенные приказом Минфина № 52н или утвержденные Госкомстатом России, то достаточно указать ссылку на нормативные акты в учетной политике.

Если же формы разработаны самостоятельно или доработаны унифицированные бланки, то придется утверждать каждый бланк, используемый в деятельности организации. В таком случае, пропишите правила заполнения собственных форм и под подпись ознакомьте с ними ответственных лиц.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Документы, используемые в организации, следует хранить не менее 5 лет, но для отдельной категории исключения. Компания обязана создать безопасные условия для хранения документации. Обычно для этого отводится отдельное помещение, доступ к которому есть только у ответственных уполномоченных лиц. Документы должны быть сохранены в первозданном виде и полностью защищены от их изменения, порчи или иных воздействий посторонних лиц.

Сроки хранения документов бухгалтерского учета в 2020 году:

Обратите внимание, что сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации (п. 6.6 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.1983 №105). Рекомендуем отдельно прописать данное требование в трудовом договоре и должностных инструкциях главбуха.