Как правильно отразить в учете расходы на электронную отчетность

В справочнике от Системы Главбух смотрите основные отчеты и платежи в СФР и налоговую инспекцию на 2025 год. Выбирайте дату в календаре, чтобы посмотреть, какие отчеты и платежи попадают на этот день. 

Календарь бухгалтера на 2025 год

Электронная отчетность и налоговый учет

В целях налогообложения расходы на электронную отчетность признаются в соответствии с главой 25 Налогового кодекса РФ (НК РФ). Согласно ст. 252 НК РФ, затраты можно учесть при расчете налога на прибыль, если они соответствуют следующим требованиям:

• являются экономически обоснованными и направлены на получение доходов;

• подтверждены первичными документами (договорами, актами, счетами-фактурами);

• документально подтверждены в отчетных периодах, к которым относятся.

Расходы на ЭДО включают:

• оплату услуг операторов ЭДО;

• покупку и настройку программных продуктов;

• приобретение ключей электронной подписи;

• абонентское обслуживание сервисов для передачи отчетности.

При методе начисления такие затраты признаются в отчетном периоде, когда они были понесены, независимо от даты оплаты.

Электронная отчетность и бухучет

Для корректного отражения расходов в бухгалтерском учете важно учитывать порядок их признания. Затраты на внедрение и подключение электронных сервисов могут относиться к различным статьям учета в зависимости от их характера:

• разовые платежи за подключение — учитываются в составе расходов будущих периодов и списываются равномерно;

• абонентская плата за использование сервиса — списывается ежемесячно в периодах оказания услуги;

• приобретение программных продуктов — относится к нематериальным активам, если срок использования превышает 12 месяцев;

• стоимость сертификата электронной подписи — отражается в составе прочих затрат.

Затраты на электронную отчетность бухгалтеры учитывают на счетах 60, 76, 97, а списание происходит через 26 или 44 счет в зависимости от применяемой учетной политики.

Какими документами подтвердить расходы

Расходы на ЭДО необходимо подтверждать документально. Для этого используют:

• договоры с операторами документооборота;

• счета-фактуры с выделенным НДС;

• акты выполненных работ или оказанных услуг;

• платежные поручения об оплате.

При проверках ФНС может запросить дополнительные документы, подтверждающие реальность расходов, поэтому важно вести учет в соответствии с требованиями законодательства.

Документы, которые нужны каждому бухгалтеру

Расходы, которые уменьшают базу по прибыли

Компании могут учитывать расходы на электронную отчетность при расчете налога на прибыль. Согласно п. 1 ст. 264 НК РФ, в этот перечень включены:

• расходы на услуги связи (подключение и использование сервисов ЭДО);

• расходы на приобретение программного обеспечения для формирования отчетности;

• расходы на обучение сотрудников работе с ЭДО;

• платежи за сертификацию и продление электронной подписи.

Такие затраты относятся к прочим расходам и учитываются в момент их осуществления, если не подпадают под правило равномерного списания.

Обоснование расходов

Все затраты, связанные с электронным документооборотом, должны быть экономически обоснованы. Для этого компания должна:

• определить перечень сервисов, необходимых для отчетности;

• выбрать оператора ЭДО, который соответствует требованиям законодательства;

• заключить договор на оказание услуг и оплатить их;

• отразить расходы в бухгалтерском учете и налоговых декларациях.

Расходы на ЭДО можно списать сразу или равномерно, в зависимости от их характера. Если затраты связаны с переходом на электронный документооборот, они могут быть разнесены по периодам.

Расходы и первичные документы

Согласно п. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, каждая хозяйственная операция должна быть оформлена первичными документами. Это касается и электронных документов, которые могут использоваться для налогового и бухгалтерского учета.

Регистры бухгалтерского учета должны отражать все операции, связанные с ЭДО. Важно, чтобы все документы содержали обязательные реквизиты, установленные законодательством.

Обязательные реквизиты

Электронные документы, используемые для налогового учета, должны соответствовать ФСБУ 27/2021 и включать:

• наименование документа;

• дату составления;

• наименование организации;

• описание услуги;

• сумму сделки;

• подписи сторон (электронные или бумажные).

Если какой-либо реквизит отсутствует, документ может быть признан недействительным, что приведет к отказу в учете расходов при налогообложении.

Когда электронный документ приравнивается к бумажному

Электронные документы обладают той же юридической силой, что и бумажные, если:

• подписаны электронной подписью;

• соответствуют формату, утвержденному ФНС;

• содержат все обязательные реквизиты;

• обмен данными происходит через операторов ЭДО.

Согласно п. 2 ст. 272 НК РФ, расходы по налогу на прибыль признаются в периоде, к которому они относятся, независимо от даты подписания документа. Это значит, что если акт выполненных работ датирован концом месяца, но подписан позднее, расходы можно отнести к тому отчетному периоду, за который они начислены.

Как учитывать расходы при разных налоговых режимах

Организации применяют различные налоговые режимы, что влияет на порядок отражения затрат на электронную отчетность.

• Общий режим налогообложения (ОСНО) — расходы учитываются в составе прочих расходов (ст. 264 НК РФ), уменьшая налоговую базу по налогу на прибыль.

• Упрощенная система налогообложения (УСН) — затраты признаются в момент их оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

• ЕНВД (если применялся до 2021 года) — расходы на ЭДО не уменьшали базу налогообложения, так как налог рассчитывался от вмененного дохода.

• Патентная система налогообложения — аналогично ЕНВД, расходы не влияют на размер фиксированных платежей.

При использовании УСН «Доходы минус расходы» организации могут учитывать затраты на электронную отчетность в составе расходов, если они соответствуют перечню, указанному в ст. 346.16 НК РФ.

Какие риски могут возникнуть при отражении расходов на ЭДО

Некорректное документальное оформление расходов на ЭДО может привести к претензиям со стороны налоговых органов. Среди возможных рисков:

• Отказ в признании расходов — если отсутствуют договоры или первичные документы.

• Дополнительные налоговые начисления — если суммы затрат не соответствуют рыночным ценам и признаны необоснованными.

• Споры с налоговыми органами — если документально не подтверждена экономическая целесообразность расходов.

Для снижения рисков следует заблаговременно проверить документы, даты подписания, а также убедиться, что регистры учета корректно отражают все операции.

Особенности учета электронных подписей и программного обеспечения

При использовании электронных подписей и специализированных программных продуктов затраты на их приобретение можно классифицировать следующим образом:

• Лицензия на программное обеспечение — если приобретены неисключительные права, затраты учитываются в составе расходов на услуги связи.

• Ключи ЭП — расходы на их выпуск могут отражаться в составе прочих расходов на обеспечение деятельности.

• Абонентская плата за использование ПО — учитывается пропорционально периодам, на которые распространяется лицензия.

Как учитывать НДС при оплате ЭДО

Если оператор ЭДО является плательщиком НДС, сумма налога может быть принята к вычету при выполнении условий, установленных ст. 171 и 172 НК РФ. Вычет возможен при наличии счета-фактуры, оформленного в соответствии с требованиями налогового законодательства.

В случае, если организация применяет УСН или освобождена от уплаты НДС (например, в соответствии с ст. 145 НК РФ), сумма налога включается в состав расходов.

Выбор оператора ЭДО: на что обратить внимание

Компании могут самостоятельно выбрать оператора ЭДО, но следует учитывать:

• Соответствие требованиям ФНС — оператор должен быть включен в реестр, размещенный на официальном сайте налоговой службы.

• Форматы документов — важно, чтобы сервис поддерживал требуемые форматы электронных актов, счетов-фактур и накладных.

• Стоимость услуг — разовые платежи, абонентская плата, комиссии за передачу отчетности.

• Доступ к архиву документов — операторы обязаны хранить данные в течение установленного законом срока.

Расходы на электронную отчетность играют важную роль в оптимизации налоговой базы и улучшении финансового учета компании. Грамотный подход к оформлению документов, соблюдение сроков признания расходов и учет особенностей налогового режима помогают избежать ошибок и спорных ситуаций с налоговыми органами.

Грамотное отражение расходов на электронную отчетность позволяет компании:

• Снизить налоговую нагрузку путем уменьшения налогооблагаемой прибыли;

• Избежать споров с налоговыми органами при проверках;

• Оптимизировать документооборот и сократить расходы на бумажные носители.

Соблюдение законодательных требований, корректный учет и своевременное оформление документов способствуют минимизации рисков, связанных с налогообложением и бухгалтерским учетом.

Скачайте образцы документов и чек-листов, без которых не обойтись бухгалтеру

Скачать все образцы приказов

Изменения для бухгалтера в 2025 году

Эксперты Системы Главбух составили удобный справочник по всем изменениям в вашей работе, которые запланированы на 2025 год, а также подготовили комплекс решений по налоговой реформе, который поможет проработать все изменения и оценить предстоящую налоговую нагрузку.

Читать справочник про изменения

Забрать решения по реформе